MailStore

Revisionssichere eMail Archivierung

Bei den heute unzähligen Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren ist die eMail nach wie vor nicht auf dem absteigenden Ast. Im Gegenteil, die eMail ist eine der meistgenutzten Möglichkeiten um im Geschäftsleben miteinander zu kommunizieren und kleinere Daten zu teilen.

Nach geltendem Recht der GoBD müssen alle eMails, welche geschäftskritische Daten beinhalten, geschützt und langfristig verfügbar aufbewahrt werden.

Die Lösung hierzu ist, die revisionssichere eMail Archivierung von MailStore.

Das Ziel der eMail Archivierung ist die Wiederauffindbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit von eMail Daten. Besonders wichtig sind hierbei eMails die Informationen zu Geschäften - ob Vorbereitung, Abschluss oder Abwicklung - beinhalten.

Ein weiterer Vorteil der Archivierung ist, dass Ihre eMails nach der Archivierung vom Mail-Server gelöscht werden können und somit spielen Postfachbegrenzungen keine Rolle mehr und Speicherplatz wird freigegeben.

MailStore hat hier unserer Meinung nach ganze Arbeit geleistet und ein Tool geschaffen, welches den Zweck der revisionssicheren eMail Archivierung voll und ganz erfüllt.

  • Schnelle und sichere Archivierung

  • Revisionssicher

  • Schnelles finden archivierter eMails

  • Entlasten des eMail-Servers durch automatisches Löschen

  • Vollständige, manipulationssichere Aufbewahrung

  • DSGVO zertifiziert

MailStore und Datenschutz

  1. Alle geschäftsrelevanten Nachrichten müssen nach GoBD ordnungsgemäß archiviert werden. MailStore gewährleistet dies mit einem sauberen, nachvollziehbaren Datenmanagement, wie auch bei der DSGVO gefordert. Im Ernstfall ist somit die Auskunftsfähigkeit gewährleistet.

  2. Automatisiertes Löschen von Dokumenten mit maximalen Aufbewahrungsfristen, wie z.B. Bewerbungen oder Stellenanzeigen, die bei Absage nach 6 Monaten zu vernichten sind. Mithilfe einfach zu definierender Aufbewahrungsrichtlinien können diese eMails mit MailStore automatisch nach Ablauf aus dem Archiv entfernt werden.

  3. Nach Artikel 25 der DSGVO müssen geschäftsrelevante Mitteilungen im Archiv vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Mit offiziellen SSL-Zertifikate und bestmöglicher Passwortsicherheit unterstützt MailStore sie hierbei.

  4. Bei physischen oder technischen Zwischenfällen fordert die DSGVO eine schnelle Wiederherstellung der Daten. Mit seiner effektiven Volltextsuche bietet MailStore die Möglichkeit, eMails unmittelbar im Archiv zu finden und restoren. Dies ist für Sie ein zusätzlicher Schutz vor Datenverlusten und gehört in jeden Backup-Plan eines Unternehmens.

Gleich hier testen:

 

Überzeugen Sie sich selbst mit einer Testversion und zögern

Sie nicht, uns bei weiteren Fragen uns zu kontaktieren.

Hier finden Sie den offiziellen Leitfaden für rechtssichere eMail Archivierung nach GoBD als PDF zum download.

Übersichtliche Startpage mit allen wichtigen Daten im Blick.

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