E-Mail-Archivierung mit MailStore: Keine freiwillige Option, sondern Pflicht
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Viele Unternehmen betrachten die E-Mail-Archivierung noch immer als zusätzliche IT-Funktion, die man einführen kann, aber nicht unbedingt benötigt. Das ist ein gefährlicher Irrtum.
Geschäfts- und aufbewahrungspflichtige E-Mails müssen entsprechend den geltenden gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden. In Deutschland, Österreich und der Schweiz bestehen Anforderungen an die langfristige, vollständige, nachvollziehbare und manipulationsgeschützte Aufbewahrung geschäftsrelevanter E-Mail-Kommunikation.
E-Mail-Archivierung ist deshalb kein Komfort-Feature. Für Unternehmen ist sie ein wichtiger Bestandteil einer ordnungsgemäßen und gesetzeskonformen IT- und Dokumentationsstrategie.
Warum das normale E-Mail-Postfach nicht genügt
Ein häufiger Irrtum lautet: „Unsere E-Mails liegen doch in Microsoft 365 bzw. Outlook – damit sind sie archiviert.“
Doch ein vorhandenes Postfach oder das Verschieben einer Nachricht in einen Archivordner ist nicht automatisch eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung. MailStore weist beispielsweise darauf hin, dass die unterschiedlichen Archivierungsfunktionen von Microsoft 365 jeweils geprüft werden müssen und nicht jede Methode die Anforderungen an eine langfristige E-Mail-Archivierung erfüllt.
Eine professionelle Archivierungslösung verfolgt deshalb ein anderes Ziel: Relevante E-Mails sollen entsprechend der jeweiligen gesetzlichen Anforderungen vollständig, originalgetreu, nachvollziehbar, manipulationsgeschützt und über die erforderlichen Zeiträume verfügbar gehalten werden.
MailStore – professionelle E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Mit MailStore erhalten Unternehmen eine etablierte Lösung für die professionelle E-Mail-Archivierung.
MailStore unterstützt unter anderem Microsoft 365, Microsoft Exchange, Google Workspace sowie IMAP- und POP3-basierte E-Mail-Systeme. MailStore Cloud bietet darüber hinaus Funktionen wie Journalarchivierung, Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold, Audit-Protokollierung sowie eine leistungsfähige Suche einschließlich der Indexierung von E-Mail-Inhalten und Anhängen.
Besonders wichtig für Unternehmen: Die aktuelle MailStore-Version 26.3 wurde erneut von unabhängigen Experten hinsichtlich revisionssicherer Archivierung und Datenschutzanforderungen geprüft. MailStore verweist dabei auf die Zertifizierung nach IDW PS 880 sowie die Berücksichtigung der DSGVO.
MailStore Cloud oder MailStore Server?
Nicht jedes Unternehmen hat dieselben Anforderungen. Deshalb bieten wir Ihnen eine komplette Lösung zur E-Mail-Archivierung mit MailStore, die zu Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur passt.
Mit MailStore Cloud kann die Archivierung vollständig als Cloud-Service umgesetzt werden. Eine eigene Server-Infrastruktur für MailStore ist nicht erforderlich. Die Lösung wird in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben und ist flexibel skalierbar.
Alternativ kann mit MailStore Server eine lokale E-Mail-Archivierung in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur umgesetzt werden.
Gemeinsam prüfen wir, welche Variante für Ihr Unternehmen die technisch und wirtschaftlich sinnvollere Lösung darstellt.
7 Vorteile einer professionellen E-Mail-Archivierung mit MailStore
Unterstützung bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante E-Mails
Schutz vor Manipulation und Datenverlust durch ein zentrales E-Mail-Archiv
Automatisierte Archivierung, ohne dass Mitarbeiter E-Mails manuell sichern müssen
Schnelle Volltextsuche in archivierten E-Mails und Anhängen
Unterstützung gängiger E-Mail-Systeme wie Microsoft 365, Exchange und Google Workspace
Entlastung der produktiven E-Mail-Systeme durch eine langfristige Archivierungsstrategie
Flexible Umsetzung als Cloud- oder lokale Lösung, passend zu Ihrer IT-Strategie
Kostenlose Whitepaper für Deutschland, Österreich und die Schweiz
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen unterscheiden sich je nach Land. Deshalb stellen wir Ihnen gerne die passenden MailStore Whitepaper zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für Deutschland, Österreich und die Schweiz als PDF zur Verfügung.
Die Leitfäden richten sich insbesondere an Geschäftsführer, Inhaber, IT-Verantwortliche und kaufmännische Entscheider und behandeln wichtige Fragestellungen rund um Anforderungen, Datenschutz und die praktische Umsetzung einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung.
Sprechen Sie uns einfach an – wir senden Ihnen das passende Whitepaper für Deutschland, Österreich oder die Schweiz gerne als PDF zu.
Ihre komplette MailStore-Lösung von CRMPRO GmbH
Als MailStore-Partner unterstützen wir Sie nicht nur bei der Auswahl der Software. Wir betrachten den gesamten Prozess der E-Mail-Archivierung.
Von der Analyse Ihrer bestehenden E-Mail-Infrastruktur über die Auswahl der passenden MailStore-Lösung bis hin zur Einrichtung, Konfiguration und laufenden Betreuung erhalten Sie bei uns eine komplette Lösung aus einer Hand.
Dabei berücksichtigen wir unter anderem Ihre vorhandenen E-Mail-Systeme, die benötigten Archivierungsverfahren, Aufbewahrungsrichtlinien sowie Zugriffs- und Sicherheitsanforderungen.
Lassen Sie Ihre E-Mail-Archivierung kostenlos prüfen
Warten Sie nicht erst auf eine Betriebsprüfung oder einen Datenverlust, um sich mit Ihrer E-Mail-Archivierung auseinanderzusetzen.
Wir beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich zur E-Mail-Archivierung mit MailStore. Gemeinsam prüfen wir Ihre aktuelle Situation und zeigen Ihnen, welche MailStore-Lösung zu Ihrem Unternehmen und Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur passt.
Fordern Sie jetzt Ihre kostenlose Beratung und das passende MailStore Whitepaper für Deutschland, Österreich oder die Schweiz an.
CRMPRO GmbH – Ihr Partner für professionelle und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung mit MailStore.
