Da wir immer noch geschäftliche eMails von unseren Kunden erhalten, bei denen die rechtlichen Pflichtangaben fehlen haben wir hier noch einmal alles in diesem Blog-Beitrag zusammengefasst, diesem Problem entgegenzuwirken.
Besonders wollen wir auch hier noch einmal darauf hinweisen, dass diese Pflichtangaben auch bei Business- eMails, die via "privaten" Handy oder Pad versendet werden angegeben werden müssen. Besonders hier ist uns aufgefallen, dass diese Angaben immer wieder fehlen. Sie sollten unbedingt Ihre Mitarbeiter, die für die geschäftliche eMail- Kommunikation auch ihre "privaten" Geräte verwenden, darauf hinweisen dass diese Pflichtangaben gesetzt werden.
Bei einem iPhone oder iPad können Sie diese Angaben ganz einfach unter:
Einstellungen - Mail - Signatur setzen.
Hier können Sie auch auswählen, ob die von Ihnen erstellte Mailsignatur für "Alle Accounts" oder für jeden eMail Account eine individuelle Signatur gesetzt werden soll - "Pro Account"
Für Firmen empfiehlt es sich für das iPhone oder iPad für eine einheitliche eMail Signatur die Software SignaturPro zu verwenden:
Gemäß geltender Rechtsvorschriften sind wir dazu verpflichtet, in geschäftlichen E-Mails bestimmte Pflichtangaben zu machen. Diese Pflichtangaben dienen der Transparenz und ermöglichen eine eindeutige Identifizierung des Absenders. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass diese Pflichtangaben auch beim E-Mail-Versand über geschäftliche Handys einzuhalten sind.
Folgende Pflichtangaben sind in geschäftlichen E-Mails anzugeben:
1. Einzelfirma:
- Name des Inhabers/der Inhaberin
- Geschäftsadresse
- Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
2. GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung):
- Firmenname
- Sitz der Gesellschaft
- Handelsregisternummer
- Vertretungsberechtigte Personen (Geschäftsführer, Prokuristen)
- Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
3. OHG (Offene Handelsgesellschaft):
- Firmenname (ggf. mit Zusatz "OHG")
- Sitz der Gesellschaft
- Name aller persönlich haftenden Gesellschafter
- Handelsregisternummer (sofern eingetragen)
- Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Die gesetzliche Grundlage für die Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails variiert je nach Land und Rechtsordnung. Im deutschen Recht gibt es beispielsweise verschiedene Paragrafen, die diese Pflichten regeln:
1. § 5 Telemediengesetz (TMG): Dieser Paragraf regelt die Informationspflichten für Diensteanbieter im Internet, einschließlich der Pflichtangaben in E-Mails.
2. § 55 Rundfunkstaatsvertrag (RStV): Dieser Paragraf betrifft insbesondere Rundfunkanbieter und regelt ebenfalls die Pflichtangaben in Rundfunk- und Telemedien, zu denen auch E-Mails zählen können.
3. § 37a GmbH-Gesetz (GmbHG): Dieser Paragraf betrifft die Pflichtangaben für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und regelt unter anderem die Angaben im Geschäftsbriefverkehr, zu dem auch geschäftliche E-Mails zählen.
Bitte beachten Sie, dass dies nur Beispiele sind und die konkreten Pflichtangaben je nach Land und Rechtsordnung variieren können. Es ist daher ratsam, sich bei Bedarf an einen Rechtsanwalt oder eine andere qualifizierte Person zu wenden, um genaue Informationen zu den Pflichtangaben für Ihre spezifische Geschäftsform zu erhalten.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass das Fehlen dieser Pflichtangaben zu rechtlichen Konsequenzen führen kann. Daher bitten wir Sie, diese Pflichtangaben stets in geschäftlichen E-Mails anzugeben, unabhängig davon, ob Sie diese von Ihrem Computer oder Ihrem geschäftlichen Handy aus versenden.
Die FLOWFACT Performer Grundeinstellungen bieten uns die Möglichkeit, die Pflichtangaben in unseren geschäftlichen E-Mails zentral zu verwalten und bei Bedarf anzupassen. Dadurch stellen wir sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und Sie stets korrekte Informationen erhalten.
Mit dieser Lösung können wir schnell und unkompliziert Änderungen vornehmen, beispielsweise bei einem Firmensitzwechsel, einer Namensänderung oder einem Wechsel der vertretungsberechtigten Personen. Dadurch gewährleisten wir, dass unsere Pflichtangaben stets auf dem neuesten Stand sind und den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Bei weiteren Fragen oder Unklarheiten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Hinweis: Dieser Text dient lediglich als allgemeine Information und ersetzt keine rechtliche Beratung. Es wird empfohlen, sich bei Bedarf an einen Rechtsanwalt oder eine andere qualifizierte Person zu wenden, um spezifische rechtliche Fragen zu klären.