DocuWare -

revisionssichere Cloud Archivierung aller Ihrer Dokumente und Dateien

Egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs: Gearbeitet wird überall.

Mit DocuWare digitalisieren Sie alle erforderlichen Informationen und sichern den Arbeitsfluss zwischen allen Beteiligten. Der Standard heute ist, mit jedem Gerät zu jeder Zeit auf jedes Dokument zugriff zu haben. - Das ist DocuWare -

Warum DocuWare?

In der modernen Zeit ist eine digitale Aktenführung unverzichtbar geworden.

Lösen Sie Ihr Papierarchiv ab und sparen Sie mit einer intuitiven Aktenlösung

Aufwand, Kosten, Fahrtwege und Platz.

DocuWare stellt sicher, dass Unterlagen rechtskonform aufbewahrt werden und jederzeit schnell und lückenlos zur Verfügung stehen. Beschleunigen Sie Ihre Reaktionszeit für die Bereitstellung von Informationen.

Einmal eingerichtet übernimmt DocuWare automatisch Ablagestrukturen, Zugriffsberechtigungen oder auch Signaturopionen.

  • Dokumente jeder Art digital erfassen und sicher archivieren

  • Fachverfahren und andere Anwendungen direkt anbinden

  • Unterlagen über Stichworte, Volltext oder die Aktenstruktur finden

  • Heften, weiterleiten, stempeln und signieren: alles digital und mobil

  • Fristen und Statusänderungen leicht im Blick behalten

  • Rechtliche Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung erfüllen

Viele Vorteile für effiziente Verwaltungsabläufe:

  • Schnelle Ablage. Organisierung und speichern Sie beliebige Unterlagen direkt aus Office-Anwendungen, Fachverfahren oder Ihrem eMail-Postfach im zentralen Archiv.

  • Flexibel recherchieren. Kombinieren Sie Suchbegriffe oder geben Sie einzelne Wörter in die Suche ein. Alle Informationen zu einem Vorgang liegen umgehend vor.

  • Reibungslos zusammenarbeiten. Leiten sie Dokumente digital zur Ansicht oder Mitzeichnung weiter. Digitale Stempel und Kommentare sorgen dabei für effiziente Teamarbeit.

  • Transparenz erhöhen. Nutzen Sie Versionskontrollen oder erhalten Sie automatisch Bescheid, sobald sich ein Dokumentstatus ändert.

  • Automatische Erinnerung. Setzten Sie Dokumente auf Wiedervorlage, um sie rechtzeitig zu verlängern oder kündigen.

  • Aufbewahrungsrichtlinien erfüllen. Stellen Sie über einen automatisierten Prozess sicher, dass Unterlagen lange genug aufbewahrt und fristgerecht gelöscht werden.

  • Digitalisierung vorantreiben. Automatisieren Sie tägliche Verwaltungsabläufe wie Ihre Rechnungsverarbeitung, oder nutzen Sie digitale Formulare für Reisekostenabrechnungen und Anträge.

Basierend auf langjähriger Erfahrung in der Automation und Digitalisierung von Rechnungsprozessen hat DocuWare eine Cloud-Lösung entwickelt die den gesamten Rechnungsprozess automatisch übernimmt.

DocuWare für Rechnungsverarbeitung

Diese Kernfunktionen übernimmt die DocuWare Rechnungsverarbeitung

  • Erfassung von Eingangsrechnungen jeder Art

  • Indexierung in einem sicheren, strukturierten Archiv

  • Sachliche Prüfung gemäß § 14 UStG

  • Fachliche Prüfung mit ein-/mehrfacher Genehmigung

- optional inkl. Kontierung

  • Freigabe durch Verantwortliche zu jeder Zeit und von jedem Gerät

  • Erstellung von Buchungsstapeln

Wie werden die Rechnungen erfasst, archiviert und wie findet man sie?

Rechnungen lassen sich problemlos von z.B. einem Netzwerk-Scanner, direkt aus dem eMail Postfach oder ganz einfach per Drag-and-Drop vom Desktop aus erfassen. DocuWare kann hierbei Rechnungen aus unterschiedlichsten Quellenformaten wie z.B.:

- PDF, TIFF, JPEG uvm. sowie aus Textquellen wie etwa eMails.

Ihre Rechnungen werden nach vordefinierten Kriterien indexiert, manuelle Eingaben sind dafür nicht notwendig. Eine maschinelle Lerntechnologie liest die relevanten Rechnungsdaten wie:

- Lieferantenname-/Nummer, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Ust. usw.

automatisch aus jeder Rechnung aus. Sollte hierbei einmal eine Rechnung nicht korrekt ausgelesen werden, kann der Benutzer die richtigen Informationen markieren und die Indexierung auf diese Weise korrigieren. Diese merkt sich die Lösung für künftige Rechnungen dieser Art. Ist eine Rechnung indexiert, wird sie gemäß der Richtilinien der GoBD archiviert.

Über Indexbegriffe (z.B. Rechnungsnummer oder Lieferantenname) können die Rechnungen jederzeit aufgerufen werden.

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